요즘 빠져있는 일 하나 - 인공지능

#들어가는 말

요즘 내가 빠져 있는 것 중 하나를 '인공지능'이라고 썼는데, 정확하게 말하자면 '업무 효율화'이다. 현대인은 동시에 여러 가지 일을 처리하는 것을 요구받는다. 비단, 사회복지사도 예외는 아니다. 한 명의 사회복지사는 많게는 10가지 이상의 단위 사업을 수행하기도 하고, 적어도 3~4개 이상의 업무를 동시에 수행할 것이다. 게다가, 갑자기 주어지는 일들이 많다. 최근 몇 일 동안만 해도 구청에서 이용자 현황 데이터를 갑자기 요청하기도 했는데, 이런 일들이 반복되어지면 사회복지사가 진행하고 있는 업무의 우선 순위나 마감 기간은 수시로 바뀌기도 한다.

사회복지사들이 일을 계획적으로 하기 위해서 업무 일정을 캘린더에 꼼꼼하게 적어놓는 습관은 중요한데, 예상치 못한 일은 하루에도 수차례 발생한다. 예를 들면, 오늘 오전만 해도 한 시간 동안 전화가 빗발쳐서 많은 사회복지사들이 자신의 일을 놓고 전화 응대에 힘을 썼다. 그리고 그렇게 밀려버린 자신의 일은 시간외 근무로 마무리하게 된다. 그리고 우리가 속한 여러 이해관계자들과의 약속이 계속해서 업데이트 되기도 한다.

구글캘런더

 
#경험을 통해서 배운 것
 
1. 아동복지 담당 사회복지사로서의 경험

내가 1~2년차의 사회복지사일 때이다. 나는 아동복지 업무를 담당했었는데, 1주일 내에 해야 했던 사업들을 나열해보면, 방과후교실 운영(내부 프로그램 1~2회 진행), 아동 사회성향상 프로그램 '친구사귀기' 4그룹, 초등학교 학교사회사업 2그룹, 토요일마다 진행된 아동 프로그램이 있었다. 그리고 이 외에도 어린이 날이나 가정의 날, 방학에 일회성으로 진행되는 사업들이 동반되었었다. 그리고 복지관의 여러 이벤트들에도 함께 해야했다.
지난 일이지만, 이런 일들은 한 명의 사회복지사가 감당하기에는 벅찬 일이었다고 고백한다. 외부에서 진행되는 교육을 듣고 싶어도 시간을 내기 어려웠고, 한달에 하루 주어지는 월차 휴가를 쉬지 못하는 경우는 빈번했다. 그리고 각각의 프로그램을 계획하고 준비하고, 또 진행일지를 밀리지 않고 쓰는 일은 버거웠다. 만약, 일지 작성을 2~3일 밀리게 되면, 1주일에 5~6개의 집단 프로그램을 진행하는 나로서는 각각의 프로그램에서 관찰되어지는 개별의 모습이나 집단안에서의 역동을 정확하게 기록하는 것은 불가능했다. 그래서 이때부터 일지를 즉시 작성하는 것이 습관이 되었다.
그리고, 많은 과업을 어떻게 해야 감당할 수 있을까에 대한 질문을 스스로에게 하고 방법을 찾았다. 그렇게 찾은 한가지 방법은 업무 시간을 쪼개는 일이었고, 또 한가지는 메모를 하는 습관이었다. 집단 프로그램을 진행하면서 아이들마다의 모습과 상호 역동의 포인트를 빠르게 메모했다. 아이들마다 포인트를 간단하게라도 적어놓으면, 일지를 작성할 때 큰 도움이 되었다.
 
2. 홍보 전담 사회복지사로서의 경험
 
4년차에 홍보담당을 했다. 당시 홍보 전담 사회복지사에게 주어진 가장 우선순위의 과업은 홍보지를 제작하는 일이었다. 복지관의 사회교육문화 사업을 격월로 안내해야 했고, 사회복지사업 모집홍보도 업데이트해야 했다. 그리고 홈페이지 관리(홍보자료 업로드, 게시판 내용 정리 등), 관내 게시판 관리(홍보물 제작과 부착)도 홍보 전담 사회복지사의 업무였다.

홍보를 전담하는 사회복지사로서, 홍보를 사회복지사답게 잘하고 싶었다. 이 글에서 내가 맡은 업무를 홍보 담당자가 아닌 홍보 전담 사회복지사로 명칭하는 이유이다. 어떻게 보면, 홍보는 사회복지사의 일 같지는 않았지만, 복지관에서는 중요한 일이었기에 사회복지사로서 제대로 하고 싶었다.

사회복지관에서의 홍보는 기관의 이미지를 잘 알리게 중요하다. 그래서 단순히 무언가를 알리는 것에만 집중하지 않고, 내용이나 디자인에서 복지관의 이미지를 보여주기 위해 노력했다. 그리고, 나는 한 사람의 사회복지사로서 복지관에서 인정받고 싶은 욕구가 컸다. 그래서 월간 홍보계획을 수립해서 결재를 받고, 매체별로 계획과 결과를 정리하여 보고했다. 또 뉴스레터를 만들기 시작했다.

어쩌면 나의 개인적인 일 욕심일 수도 있지만, 잘하고 싶었고, 제대로 하고 싶었다. 그러나 일이 점점 벌어지다 보니 점점 감당하기 쉽지 않아졌다.

그래서 이때 생각했던 것이 '도구의 활용'이었다. 복지관의 홍보는 홈페이지, 홍보지, 뉴스레터, 게시판, 보도자료 등 매체가 달라도 컨텐츠가 동일했기에, 각 매체의 '연계성'을 만드는 것을 고민하기 시작했고, 그 고민 끝에 도구의 활용을 생각했는데, 내가 찾아낸 도구는 일러스트였다. 일러스트로 만든 제작물을 각 홍보매체에 활용하는 것이었다.

처음에 일러스트를 배우는 시간이 필요했지만, 내가 할 수 있는 범위 내에서 이해하고, 활용할 수 있었고, 홍보 전담 사회복지사로서의 일도 조금은 쉽게 할 수 있었다. 일러스트를 활용한 이후, 확실히 홍보 업무의 속도가 빨라졌고, 퀄리티도 좋았다.

지금 생각해보면, 이 경험이 지금까지도 업무를 효율적으로 하기 위해서 도구를 찾고, 활용하게 하는 것 같다.

#업무 효율화

앞에서도 언급했듯이, 우리의 업무는 이미 정해져 있는 일보다 더 주어지는 경우가 많다. 그래서 내 일은 여기까지야라고 단정지을 수 없다. 나에게 갑자기 주어지는 일을 거부하거나 소홀히 할 수 없는데, 본인의 주 업무 외에 주어지는 일을 동시에, 그것도 빠르게 처리하는 일은 결코 쉽지 않다.

부장으로서 내가 한 고민 중 하나는 중간관리자로서 갑자기 주어지는 일을 동료들에게 분배할 때 발생한다. 이렇게 갑자기 주어지는 일이 하나일 때는 크게 고민되지는 않지만, 동시에 2~3가지가 발생해서, 업무를 분배할 때는 동료들에게 부담을 주게 될까 고민하게 된다. 게다가 나만이 업무를 분배하는 것이 아니라, 누군가에게는 팀장이, 또 다른 동료가 업무를 분배하는 일이 겹치기도 한다. 최근에도 2023년도의 업무를 마무리하면서 여러 가지 실적들을 취합해야 했고, 위에서 언급한 구청에서 요구한 일도 해야 했다.

이런 일들은 최근에만 있는 것이 아니라 항상 있는 일이고, 특히 연초에 더 많이 발생한다.

그렇다면, 여기서 생각해봐야 할 것이 무엇일까?

앞에서도 계속 이야기했듯이, 어떻게 하면 이 많은 일들을 '효율적'으로 할 수 있을까이다.

그래서 역시 '도구의 활용'을 생각했고, 그것이 인공지능(AI)이다. 특히, 1~2년 사이에 빠르게 성장하고 있는 생산형 인공지능 - chatGPT, Google Bard의 활용이다.

15년 전쯤, SNS가 사회복지기관에서 활용하기 시작할 때, 그 시작을 주도했던 신철민 관장님이 한 이야기가 있다. '도구'.

도구를 어떻게 사용하는가가 중요하다는 이야기였다. 칼이라는 도구를 요리사가 잘 사용하면 훌륭한 요리를 만들 수 있지만, 강도가 사용하게 되면 끔찍한 도구가 될 수 있다.

마찬가지로, 인공지능도 어떻게 사용하느냐가 중요하다. 그리고 나름의 끈기도 필요하다.

지금은, 10년 전, 아니 불과 1~2년 전하고 비교해도 완전히 다른 세상이다. 생산형 인공지능은 빠르게 바뀌고 있다. chatGPT가 쏘아올린 AI는 구글의 자존심을 건드렸고, 마이크로소프트를 포함해서 많은 유수의 기업들이 인공지능 연구에 몰두하게 했다. 그래서 지금은 정말 상상할 수 없는 세상을 만들어내고 있다.

그렇다면, 나는 사회복지사로서 인공지능을 어떻게 활용하고 있을까?

1. 구글스프레드시트와 인공지능의 만남 - 실적관리의 효율화

chatGpt

연초가 되면, 나는 전년도 운영과 사업의 현황을 정리하고 보고서를 만들어야 한다. 전년도의 네트워크 활동, 슈퍼비전, 복지관 방문 실적, 공모사업 실적 등을 취합해서 정리해야 하는데, 이전에는 이 데이터들을 엑셀로 ctrl c, ctrl v를 하고, sum과 같은 함수를 사용해서 많은 시간을 소모하면서 일을 했다. 그러나 지금은 인공지능에게 함수나 코딩에 대한 프롬프트를 만들어서, 자동으로 실적이 정리되게 하고 있다. 또한, 아래의 이미지와 같이 Looker Studio를 활용해서 정리된 실적이 시각적으로 잘 보이게 만들어내고 있다. 이런 일들은 너무도 쉽고, 빠르게 업무를 처리할 수 있게 한다.

Looker Studio

2. 자료를 찾는 것에 대한 효율화

2020년 코로나 바이러스가 발생했을 때, 나는 미국 NASW 홈페이지나 영국의 사회복지사 사이트에 들어가서, 외국의 사회복지사들이 코로나 바이러스에 어떻게 대처하는지를 찾았는데, 정말 많은 임상 자료들이 있었다.

내가 영어 번역을 정말 잘하면 좋았겠지만, 나는 번역기의 도움을 받아서 정보를 확인했는데, 당시의 번역기는 아무리 좋아도 전문 용어나 문맥에 맞는 의미를 잘 찾아주지는 못해서, 내가 별도로 의미를 찾고 수정해야 했다.

그러나, 지금의 인공지능은 놀랍게도 번역이 거의 완벽하다. 최근에, 나는 사회복지와 관련된 ESG 경영과 실천에 대해서 자료와 지속가능발전목표(SDGs)를 사회복지에 어떻게 적용할지에 대한 해외 정보를 찾았다. 그리고 인공지능의 도움을 받아서 너무도 편리하게 자료를 활용할 수 있었다.

이 밖에도, 내가 원하는 정보나 그 정보를 활용할 수 있는 방법을 너무도 쉽게 검색하고, 이해하기 쉽게 요약할 수도 있다.

그리고 최근에는 신입직원을 위한 안내자료를 위한 목차를 만드는 데 있어서도, 다양한 자료나 구성에 대한 의견도 인공지능을 통해서 확인할 수 있었다.

3. 글을 쓰는 것에 대한 효율화

지금도 블로그에 글을 열심히 쓰고 있는데, 맞춤법이나 문맥을 잘 갖추지 못하고 쓸 때가 많다. 이런 경우에도 인공지능의 도움을 받기도 하는데, 글을 쓴 후에 인공지능에게 글을 문법이나 독자의 시각에 맞게 바꿔달라고 요청하면, 정말 깔끔하게 교정을 해준다.

그리고, 복지관에서 홍보 매체로 많이 사용하는 보도자료를 작성하는 데도 용이하다. 동료들이 쓴 보도자료에 대한 피드백을 줄 때, 내가 직접 교정을 하기도 하지만, 어떤 경우에는 인공지능의 도움을 받으면, 정확하게 보도자료를 작성해준다. 또 더 놀라운 것은, 사업계획서나 사업일지, 결과보고서 등을 인공지능에 업로드하고, 보도자료를 작성해달라고 하면, 일지에 써있는 피드백과 계획서와 결과보고서에 있는 내용을 분석해서 정말 완성도 있는 보도자료를 써주기도 한다.

물론 제일 좋은 것은 자신의 글쓰기 능력을 향상하는 것이 좋겠지만, 인공지능이 써 준 글이나 피드백을 학습한다면 글쓰기 능력에 큰 도움이 될 것이다.

#마무리

앞에서도 기술했지만, 계획이 여러 상황에 의해서 바뀌게 된다. 또 주어진 일보다 더 많은 일을 요구받기도 한다. 그럴 때, 단호하게 거절을 할 수도 있겠지만, 대부분의 상황에서 거절할 수 있는 상황이 아닐 것이다. 그렇다면, 어떻게 하면 업무를 효율적으로 잘 할 수 있을까를 고민하고 방법을 찾아서 실행을 해야 한다.

나의 경우는, 그럴 때 '도구 활용'을 찾아보고 적용했던 것인데, 일러스트나 인공지능과 같이 대부분의 '도구'는 사회복지사에게 낯설고, 낯설기에 익숙하지 않고, 익숙하지 않기에 거부감이 들게 한다.

그러나, 목적은 한 가지다. 어떻게 하면 나에게 주어진 일을 잘 할 것인가? 그렇다면, 부딪혀야 한다. 낯설음을 깨야 한다.

나는 문과적인 머리를 가진 사람인데, 어떻게 앞에서 말한 도구와 친해질 수 있었겠는가? 그러나 어떻게 하면 일을 잘 할 수 있을까를 고민하고, 도전했었다(물론 나의 왕성한 호기심 탓도 있을 수 있다).

효율성이 무조건 좋고, 중요한 것은 아니겠지만, 그래도 일을 효율적으로 한다면, 나에게 또 다른 기회와 주어지는 시간들이 있다. 그리고 그 시간은 분명, 사회복지사로서 나를 성장하게 해줬다고 생각한다.

아직도 배울 게 많고, 시간은 계속 없게 느껴진다. 그렇기에 계속해서 도전할 수밖에 없는 것 같다.

 

Introduction

One of the things I've been engrossed in lately is "artificial intelligence," but more precisely, it's about "work efficiency." Modern people are required to handle multiple tasks simultaneously, and social workers are no exception. A single social worker may handle up to more than ten projects and at least three to four tasks at the same time. Moreover, there are many tasks that suddenly come up. Just in the past few days, the district office suddenly requested user status data, and such incidents frequently cause the priority and deadlines of the tasks a social worker is handling to change from time to time.

It's important for social workers to meticulously note their work schedules in a calendar to plan their work, but unexpected tasks occur several times a day. For example, just this morning, a flurry of phone calls within an hour forced many social workers to put their work aside and focus on answering calls. The work that was pushed back ends up being completed through overtime. Moreover, the commitments with various stakeholders we belong to are continuously updated.

What I Learned from Experience

1. Experience as a Child Welfare Social Worker

It was when I was a first or second-year social worker. I was in charge of child welfare tasks, and if I were to list the projects that needed to be done within a week, they included running an after-school program (conducting 1-2 internal programs), four groups of "Making Friends" child sociability improvement programs, two groups of elementary school social work, and a children's program conducted every Saturday. In addition, there were one-time projects conducted during Children's Day, Family Day, and vacations. And I had to be involved in various events at the welfare center. Looking back, these were overwhelming tasks for one social worker to handle. It was difficult to find time for external training, and it was common not to be able to take a day off granted once a month. Planning and preparing for each program, and writing progress reports without delay were challenging. If the report writing was delayed by 2-3 days, for someone like me who conducted 5-6 group programs a week, it was impossible to accurately record individual behaviors or group dynamics observed in each program. Hence, I formed a habit of writing reports immediately. Also, I started asking myself how I could handle many tasks and found a way. One method was dividing my work time, and another was forming a habit of taking notes. Taking quick notes of key points in the interactions and behaviors of children during group programs greatly helped when writing reports.

2.Experience as a Public Relations Designated Social Worker

In my fourth year, I was assigned to public relations. The highest priority task for a public relations designated social worker at that time was creating brochures. It was necessary to update the social education culture programs of the welfare center bimonthly and also update recruitment advertisements for social welfare projects. Additionally, managing the website (uploading promotional materials, organizing board content), and managing in-house bulletin boards (creating and attaching promotional materials) were also part of the duties of the public relations designated social worker.

As a social worker in charge of public relations, I wanted to do public relations work in a way that befits a social worker. This is why in this text, I refer to my role not just as a public relations officer but as a public relations designated social worker. Somehow, public relations did not seem like a social worker's job, but it was an important task in the welfare center, and I wanted to do it properly as a social worker.

Public relations in the welfare center is important for properly communicating the image of the institution. So, I tried not just to inform but to show the image of the welfare center through content and design. And as a social worker, I had a strong desire to be recognized by the welfare center. Therefore, I established a monthly public relations plan, got it approved, and reported the plan and results by medium. I also started creating newsletters.

It might have been my personal ambition, but I wanted to do well and properly. However, as tasks started to pile up, it became increasingly difficult to manage.

That's when I thought of "utilizing tools." Although the media for the welfare center's publicity, such as websites, brochures, newsletters, bulletin boards, and press releases, varied, the content was the same, so I started thinking about creating "connectivity" between each medium, which led me to the use of tools, and what I found was illustration. Using illustrations made for promotional materials in each publicity medium.

Initially, it took time to learn illustration, but within my capabilities, I managed to understand and use it, and it made my job as a public relations designated social worker a bit easier. After utilizing illustration, the speed and quality of public relations work significantly improved.

Looking back, this experience seems to make me continuously search for and utilize tools to work efficiently.

Work Efficiency

As mentioned earlier, we often receive more tasks than the ones already assigned. So, it's impossible to say, "This is all my work." We cannot neglect or refuse tasks that are suddenly given, and handling additional tasks quickly, along with our main duties, is never easy.

One of my concerns as a manager is when distributing tasks that suddenly arise to colleagues. While it's not a big worry when there is only one such task, when two or three occur simultaneously, and I have to distribute them, I worry about burdening my colleagues. Moreover, I'm not the only one distributing tasks; sometimes a team leader or another colleague also distributes tasks, which can overlap. Even recently, while wrapping up the tasks for the year 2023, I had to compile various achievements, and I also had to deal with the task demanded by the district office mentioned earlier.

These tasks are not only recent but have always been there, especially more at the beginning of the year.

So, what should we consider here?

As I have been saying, how can we handle these many tasks "efficiently"?

Again, I thought of "utilizing tools," and that is artificial intelligence (AI). Especially, the use of production-oriented AI like chatGPT, Google Bard has grown rapidly in the past 1-2 years.

About 15 years ago, when SNS started being utilized by social welfare organizations, there was a story told by Director Shin Cheol-min, who led the start. "Tools."

How to use tools is important. A knife, as a tool, can create excellent dishes in the hands of a chef but can become a terrible tool in the hands of a robber.

Similarly, how AI is used is important, and persistence is needed.

Now, it's a completely different world compared to 10 years ago, or even just 1-2 years ago. Production-oriented AI is rapidly changing. AI launched by chatGPT has touched Google's pride, and many leading companies, including Microsoft, have immersed themselves in AI research. Therefore, we are now creating a world beyond imagination.

Then, as a social worker, how am I utilizing artificial intelligence?

1. Meeting between Google Spreadsheet and AI - Efficiency in Performance Management

At the beginning of the year, I need to organize and report the status of operations and projects from the previous year. I had to compile data on last year's network activities, supervision, welfare center visit performances, and project achievements. Previously, this data was manually copied and pasted into Excel, and I used functions like sum, which was time-consuming. However, now I create prompts for functions or coding for AI, and it automatically organizes the performance data. Also, as shown in the image below, I use Looker Studio to visually present the organized performances. These tasks are now much easier and quicker to handle.

2. Efficiency in Searching for Information

When the coronavirus outbreak occurred in 2020, I visited the NASW website in the U.S. and social worker sites in the UK to find out how social workers abroad were dealing with the virus. There were many clinical materials available.

It would have been great if I were excellent at translating English, but I had to rely on translation tools, which, despite their quality, struggled to find the correct meaning for specialized terms or contexts, requiring me to search and correct the meanings separately.

However, AI's translation capabilities are now astonishingly close to perfect. Recently, I searched for materials and information on how to apply ESG management and practices related to social welfare and the Sustainable Development Goals (SDGs) abroad. With the help of AI, I could utilize the materials very conveniently.

Moreover, it's now too easy to search for the information I want or to find ways to use that information, and to summarize it in an understandable manner.

Recently, even when creating a table of contents for a guide for new employees, I could check various materials or structures through AI.

3. Efficiency in Writing

I'm still diligently writing on my blog, but there are many times when I don't properly manage grammar or context. In such cases, I also seek AI's help, asking it to revise my writing to fit grammar or the reader's perspective, and it corrects it very neatly.

Also, it's helpful in writing press releases, which are frequently used as publicity media in welfare centers. When giving feedback on press releases written by colleagues, I sometimes correct them myself, but in some cases, using AI's help, it precisely writes the press releases. Moreover, it's even more amazing when I upload project proposals, activity logs, and result reports to AI, asking it to write a press release, it analyzes the feedback in the logs and the content in the proposals and reports, and writes a highly complete press release.

Of course, it would be best to improve one's writing skills, but learning from the writings or feedback given by AI can greatly help improve writing skills.

Conclusion

As described earlier, plans change due to various situations. Also, we are often asked to do more work than given. In those times, while it's possible to refuse firmly, most situations don't allow for refusal. Then, we need to think about how we can work efficiently and find and apply methods.

In my case, when such times came, "utilizing tools" was what I looked into and applied, like illustration or AI, which are mostly unfamiliar and hence uncomfortable for social workers.

But the goal is one. How can I do my given work well? Then, I must face it. I need to break through the unfamiliarity.

Being a person with a humanities-oriented mind, how could I have become familiar with the tools mentioned earlier? However, I pondered how I could do my work well and took up the challenge (of course, partly due to my strong curiosity).

Efficiency might not always be good or important, but if work is done efficiently, it gives me other opportunities and time. And I believe that time has certainly helped me grow as a social worker.

There's still much to learn, and time always seems to be lacking. That's why it seems I have no choice but to keep challenging.