6장 시간관리

6장 시간관리

헌신-커뮤니케이션-동기부여-코칭-임파워먼트-팀워크에 이어서 일곱 번째 핵심개념은 '팀 워크'입니다.

일과 관련된 삶을 보다 행복하게 가꿀 수 있도록 효율적인 시간 관리 시스템을 만들어 지켜나가는 것이 중요합니다.

1. 리더에게 시간 관리가 왜 필요한가?

직장 생활을 효율적으로 하는 편이 가정 생활을 알차게 하는 것보다 더 쉬울 수 있습니다. 직장은 체계적이고 조직적으로 이루어진 환경이기 때문입니다.

즉, 직장에서 시간관리를 잘 하면, 가정에서의 삶도 더 행복해질 수 있습니다.

아래의 단계를 통해 시간관리에 철저한 리더가 됩시다.

1단계 : 긍정적인 자세를 갖습니다.

긍정적인 태도로 업무에 임한다면 그렇지 않은 사람보다 시간을 효율적으로 관리하며 생활하는 것이 습관화됩니다.

2단계 : 우선 순위를 정합니다.

일과 관련된 중요한 사항을 목록으로 정리하고 우선순위를 매깁니다.

3단계 : 계획을 세웁니다.

미래의 비전을 성취하려면 목표를 철저하게 세워야 합니다. 그리고 목표 실현에 필요한 요소들을 철저하게 파악합니다.

구체적인 시간 계획을 세웁니다.

4단계 : 계획을 실행합니다.

실현 가능한 계획을 세웁니다. 일정에 우선 사항을 포함시키되, 그것을 시의적절하게 실행합니다.

시간만 나면 무조건 일에 매달리는 무모함을 저질러서는 안됩니다.

5단계 : 정리정돈을 합니다.

필요성과 편안함에 맞춰 업무공간을 배치하면 스트레스도 줄어들고 기분 전환도 한결 쉬워집니다.

 

그리고, 책에서는 2가지 리더십 기술을 소개하고 있습니다.

업무일지 또는 업무 기록은 업무를 통제하기보다는, 직원들이 시간이 효율적으로 사용되도록 돕는 도구가 되어야겠다는 생각을 해봅니다. 가끔 제 자신의 업무를 살펴봐도 지나치게 소소한 업무에 많은 시간을 할애하는 경우가 있습니다.

 

 

2. 업무 공간을 정리하라

 

업무 공간을 정리한다는 것은 책상을 항상 깔끔하게 치워놓거나 정리하라는 것이 아니라 모든 것을 제자리에 정돈해서 필요한 것은 언제든지 쉽게 찾을 수 있게 해야 한다는 것입니다.

정리정돈하는 것이 익숙해질수록 짧은 시간에 업무를 수월하게 처리할 수 있습니다.

정리정돈은 자신의 스타일에 맞게 하는 것이 중요합니다.

가. 서류부터 정리한다.

자칫하면 서류는 부지불식간에 엄청나게 쌓일 수 있습니다.

1) 가능한 한 서류 작업은 단 한 번에 끝냅니다. 철저하게 정리해야 합니다.

2) 자기 스타일에 맞게 정리합니다. 색상별로 파일을 정리한다거나, 모든 파일에 이름표를 붙여 놓으면 좋을 것입니다.

3) 하루 종일 필요한 서류라면 그룹별로 정리합니다.

4) 복잡한 서류를 정돈할 때는 칸칸으로 나뉜 서류함에 정돈하는 것이 좋습니다.

5) 서류함에 서류가 꽉 차게 해서는 안됩니다. 서류 정리는 쉽게 찾아 업무에 도움이 되도록 하는 데 목적이 있어야 합니다.

오늘도 업무용 컴퓨터에서 문서를 찾는 데 시간이 오래 걸렸습니다. 물론 컴퓨터에 찾기 기능이 있어서, 작년 문서라도 제목만 잘 입력했다면, 몇 분 이내에 찾을 수 있습니다. 그러나 컴퓨터 '내문서'에 폴더 정리를 잘 한다면, 어떤 규칙이 있다면, 검색 기능 없이도 금방 찾을 수 있을 것입니다. 저 같은 경우에는 '연도>사업>세부목록' 순으로 구분하고, 파일명은 '연도_사업명'으로 정리합니다.

 

3. 편리한 작업환경을 만든다.

 

필요한 것들을 사용하기 편리한 곳에 두지 않으면 업무 생산성이 떨어지는 것은 당연합니다.

자주 사용하는 물건들을 가까이서 사용할 수 있도록 정리한다면, 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

직원들의 업무하는 모습을 자세히 살펴보면, 동선이 길어서 효율적이지 않은 부분이 있습니다. 예산 상황 등을 고려하여, 직원들의 업무 환경을 고쳐주는 것에도 관심을 가져야 겠다는 생각을 해봅니다.

4. 업무를 병행하라

 

중요한 업무는 정신을 온전히 집중하고 전력을 다해서 처리하지만, 그렇지 않은 사소한 업무는 아래와 같은 상황에서는 병행해서 진행할 수 있습니다.

가. 전화를 받을 때

나. 식사를 할 때

다. 반복적인 서류 작업을 할 때

라. 컴퓨터를 사용할 때

마. 뉴스를 들으며

바. 휴식을 취할 때

위 상황들은 그만큼 시간을 잘 활용하라는 이야기 인 것 같습니다.  자칫하면, 시도때도 없이 일해라라는 이야기처럼 보일 수도 있을 것 같습니다.

 

5. 출퇴근 시간을 잘 활용하라

 

시간을 효과적으로 사용할 수 있는 자기만의 방법을 반드시 찾아야 합니다.

 

가. 대중교통 수단을 이용한다.

시간을 좀더 현명하게 보낼 수 있는 출퇴근 교통 수단을 찾아봅니다. (예를 들어, 버스)

그리고 출퇴근 시간에는 하루 일정을 자세하게 점검합니다.

또한,

- 신문이나 업계 잡지를 읽는다.

- 동료들이나 부하직원들에게 보낼 메모를 준비한다.

- 그날 해야 할 일들의 목록을 자세하게 살펴본다.

- 명상을 한다.

- 취미 생활을 하는 시간으로 만든다. (예를 들어, 독서나 낱말 맞추기 등)

 

나. 자가 운전으로 출퇴근을 할 때

- 지식 습득을 원한다면, 테이프나 CD 플레이어로 외국어를 배우거나 위인들의 전기를 듣는다.

- 안전 운전을 하면서, 하루 업무 중 일정이 계획된 일과 완료하고 싶은 업무들을 점검하고 생각한다.

- 예정된 연설이나 프레젠테이션을 연습한다.

- 라디오 뉴스를 귀담아 듣는다.

2008년 부장이 되었던 해, 아침 9시부터 저녁 6시까지는 업무에 집중할 수 있는 시간이 매우 제한적이었고, 성격상 혼자 업무를 하거나 자기 계발을 할 수 있는 시간이 턱 없이 부족하다는 생각을 했습니다. 그래서 아침 7시 정도에 출근해서 2시간 정도 하루의 업무를 정리하고, 직원들에게 준 과업을 점검하는 시간으로 사용했습니다. 그게 제 나름대로는 업무의 능률을 높여주었습니다. 물론 부작용이 있었습니다. 의도하지 않았는데, 직원들이 저 때문에 일찍 출근을 했죠. ㅎㅎ 그래서 그것을 깨달은 순간부터는 좀 늦게 출근을 했습니다. 그리고 올 해 들어,  왕복 4시간의 출퇴근 시간을 잘 활용하기 위해, 습관을 바꾸고 있습니다. 우선 이어폰을 없앴고, 책을 읽기 시작했습니다. 직원들과 이야기 나누면서 공부해야 할 것이 많다는 것을 깨달았고, 특히 사례관리팀과 이야기 나누면서 사례관리에 대한 관점도 더 객관적으로 지식을 습득해야 겠다는 생각이 들었습니다. 또 새로운 직장에서 일하면서 지난 시간들 동안 가졌던 경험, 지식들을 재점검하는 것이 중요하단 생각이 들더군요. 또 제 나름의 성찰과 정보 공유를 위해서, 블러그 작성을 출퇴근 시간이나, 업무 시작 전, 점심 시간 등을 활용해서 하고 있습니다. 블러그에 하루의 경험이나 직원들과 나눴던 수퍼비전 내용, 교육 내용을 정리하면서 제 스스로에게도 큰 도움이 되는 것 같습니다.

 

6. 관리하는 습관을 들여라

 

계속해서 같은 상태를 유지하는 것이 중요합니다.

업무를 마칠 무렵에는 모든 것을 제자리에 놓아두는 습관을 들입니다.

 

7. 효율적인 시간 관리법

 

- 매일, 그리고 매주마다 시간을 알차게 계획합니다. 매일 세부적인  부분까지 신중하게 계획합니다.

- 매우 긴급하거나 시간을 다투는 업무, 그리고 기업에 가장 커다란 영향을 미치는 업무가 어떠한 것인지를 확인합니다.

- 일정을 유연하게 세웁니다. 예를들어, 특정 시간(점심 후 2시간 정도)을 할애해서 그날 일어난 새로운 일, 계획하지 않은 문제나 업무를 다루는 데 사용합니다.)

- 제일 중요한 업무를 회사 전략 및 연간 계획과 일치시키도록 합니다.

- 다음날 수행할 업무는 전날 세밀하게 계획합니다.

- 하루에 1가지씩 중요한 목표에 집중합니다. 그 업무를 해결하거나 진척시키지 않은 채 다른 업무로 급하게 넘어가지 않습니다.

- 권한을 위임합니다. 리더는 업무 목록 중에 부하 직원이 도와 줄 수 있는 업무를 판단하고, 전체 혹은 일부를 위임합니다.

- 점심시간을 생산적으로 활용합니다.

- 시간을 효율적으로 사용하는 것과 관련해 부하 직원을 코칭합니다.

스마트워크를 지향하는 것도 좋은 방법이지 않을까 생각됩니다. 물론 절대 통제의 수단이 아니라 제 스스로, 직원들 스스로 시간과 일정을 잘 관리하기 위한 목적으로 사용되어야 합니다. 저는 (직원들도) 네이버의 웍스모바일을 활용해서 업무 일정 관리를 합니다.  저는 세부일정은 2주 단위로, 그리고 주요 일정은 한 달 이상으로 정리해서 업무를 체크합니다. 그리고 제 일정은 모든 직원에게 공유됩니다. 그래서 저하고 협의를 해야 한다거나, 수퍼비전을 받아야 하는 시간은 저의 일정 중에 비어있는 시간에 직원들이 체크해서 자율적으로 정합니다. 또 웍스 모바일을 직원들이 사용하면서도 조금씩 1주, 2주 단위씩 자신의 일정을 미리 계획해보도록 지도합니다. 그리고 직원들의 점심시간에 대해서는 터치하지 않습니다. 정해진 휴게 시간에 대해서는 분명하게 잘 지키게 합니다. 물론 약간 관리자적인 입장에서 아쉬움이 들 때도 있지만, 그 마음을 내려놓을려고 합니다. 저는 개인적으로 점심시간에 읽었던 책의 내용을 정리하는 시간으로 활용하거나 너무 고단할 때는 쪽 잠을 잡니다. ^^

 

8. 집중력은 환경이 좌우한다.

 

가. 정신을 산만하게 하는 것들에 어떻게 반응하는가

좋아하지 않는 업무를 할 경우, 무의식적으로 정신을 산만하게 하는 것(예 : 팩스 소리, 옆 사람의 이야기 소리 등)들에 마음을 빼앗길 수 있습니다. 이럴 때는 정신을 산만하게 하는 것들을 대수롭지 않게 여기도록 노력합니다.

 

나. 정신을 산만하게 만드는 요인을 통제한다.

- 혼자서만 사용하는 사무실이 있다면 사무실 문을 꼭꼭 닫습니다. 그래도 신경이 쓰인다면 블라인드까지 내립니다.
- 컴퓨터 화면에서 나오는 빛 때문에 정신이 산만하다면 컴퓨터 화면을 다른 방향으로 돌립니다.
- 업무와 관련 없는 것들로 방해를 받는다면 그것들을 모두 없앱니다. 즉 잡지, 신문, 집에서 가져온 우편물 등
- 몹시 바빠서 일체 방해를 받고 싶지 않다는 사실을 다른 사람들이 알게 합니다. 질문이 있다면 나중에 답을 해주겠다고 확실하게 밝혀둡니다.

그 밖에 제안서 작성이 정말 하기 싫을 때 산만해질 수 있습니다. 이럴 때 제안서가 얼마만큼 자신에게 중요한 일인지 이유를 적은 쪽지를 눈 앞에 붙여놓는다거나, 일정표를 눈길이 닿는 곳마다 확실하게 붙여두는 것도 효과가 있을 수 있습니다. 그리고 다른 사람에게 알리는 것도 좋은 방법입니다.

 

다. 휴식을 취하며 업무의 집중력을 키운다.

정신이 산만해지는 것은 어쩌면 마음을 쉬게 하려는 자연스러운 본능에 의한 것인지도 모릅니다. 그럴 땐 모순처럼 들릴 수도 있겠지만, 휴식이 일을 성취하는 데 매우 중요한 요소가 됩니다. 따라서 가급적 많은 휴식을 취하고, 휴식을 취할 때는 아무 생각하지 말고 푹 쉬는 것이 좋습니다.

 

9. 집중력을 떨어뜨리는 장애물은 과감히 차단하라

 

장애물은 천차만별입니다. 어쩔 수 없이 참고 견뎌야 하는 것도 있지만, 대부분은 충분히 해결할 수 있습니다.

 

가. 전화 통화

자신의 전화 습관을 유심히 관찰해본다면, 상당 부분 전화 통화 습관을 고칠 수 있습니다.

 

나. 사람들과의 교제

교제처럼 일상생활에서 중요한 것도 없지만, 그것으로 인해 업무에 지장을 받는 경우도 많습니다.

 

다. 정신을 산만하게 하는 일들은 한꺼번에 처리한다

 

가끔 시간외 근무 명령서를 보게 되면, 어떤 한 업무를 처리하는데 야근을 1시간씩 나눠서 2~3일에 걸쳐서 하는 직원들을 보게 됩니다. 정규 업무 시간 중에는 외부 업무나 프로그램 진행 등으로 하기 어렵기 때문에 계획서를 작성하거나 하는 일들을 시간외 근무로 하게 됩니다. 이 부분은 충분히 이해가 됩니다. 그런데 왜 2~3일에 걸쳐서 하는지 이해가 되지 않을 때가 있습니다. 하루 야근 시간 3~4시간이면 충분히 할 수 있을 것 같은데, 그렇게 나눠서 하는 것은 효율적이지 못할 것 같단 생각 때문입니다. 그리고 그렇게 하다보면 일정관리가 잘 안되고, 업무가 지연되고, 계속해서 업무가 쌓이게 되어 과부하를 초래할 수도 있습니다. 개인적으로는 팀장 또는 결재권자들은 이런 부분에 있어서 '일정관리'를 잘 할 수 있도록 알려주는 것이 필요하단 생각이 듭니다.