12장 직원 관리

12장 직원 관리

팀장 리더십의 핵심개념 '헌신-커뮤니케이션-동기부여-코칭-임파워먼트-팀워크-시간관리-갈등관리-변화관리-인재채용-직원 평가-문제직원 다루기'에 이어 13번째 개념은 '직원 관리'입니다.

 

직원들이 이직을 할 경우 돈과 시간, 에너지가 소모됩니다.

즉, 유능한 직원을 오랫동안 보유하면 비용 절감의 효과를 얻을 수 있습니다.

이직의 악순환을 피하기위해 노력을 해야 합니다.

 

1. 직원 관리의 어려움

뛰어난 리더는 유능한 직원을 잃었을 때 돌아올 결과에 지대한 관심을 기울입니다.

직원들의 경험과 지식은 매우 자산입니다.

직원이 축적한 모든 정보를 기록하고 분류할 수는 없습니다. 능력이 뛰어난 직원은 팀의 생산성에 상당한 영향을 미칠 수 있는 고객과도 친밀한 관계를 쌓아왔을 뿐 아니라, 동료들과의 인간적인 유대관계도 발전시켜왔습니다.

직원을 잃는 것은 기업의 일부를 잃는 것과 다를 바 없습니다. 하지만 정작 더 큰 문제는 직접 확인할 수도 없는 회사의 일부를 잃는다는 데 있습니다. 직원 관리가 매우 중요한 까닭이 바로 여기에 있습니다.

 

2. 기업의 성공은 직원 관리에서 시작된다.

 

직원의 이름이 임금 대장에 올려진 순간부터 리더는 그가 업무에 최선을 다하도록 지속적으로 관심을 기울여야 합니다.

 

가. 이직에 드는 높은 비용

직원이 이직할 때마다 기업은 생산적으로 사용할 수 있는 돈을 낭비하고 있는 것입니다. 직원을 더욱 잘 관리하는 전략을 먼저 생각해야 합니다.

나. 첫 번째 윈-윈 전략을 활용한 경우 다. 두 번째 헤드헌터와 취업 전문회사의 도움을 받는 경우 라. 직원 고용 비용에 대한 투자수익 비교 *책에서는 직원 채용에 대한 비용 문제 중심으로 기술되어 있어서 생략합니다.

 

2. 불가피한 상황은 받아들인다

회사를 운영하다 보면 불가피하게 직원들의 이직을 지켜볼 수밖에 없습니다. 그렇다고 해서 이직이 곧 직원들을 형편없이 관리한 결과라고 단정할 수는 없습니다.

 

3. 문제의 근원을 찾는다

 

직원 유지 및 포상제도와 관련한 문제를 해결하기 전에 먼저 리더인 당신과 기업에 문제가 있는지부터 살펴보아야 합니다. 또한 문제가 있다면 어떤 문제인지를 반드시 확인해야 합니다. 그러고 나서 직원들이 퇴사하는 근본 원인들을 파악해야 합니다.

 

직원관리에 문제가 있는 기업들은 일반적으로 다음과 같은 특징을 같습니다.

- 낮은 생산성
- 높은 이직률
- 직원들의 사기 저하
- 직원들의 잦은 병치레
- 열의 부족
- 냉소적인 분위기 팽배

 

가. 체계적이지 못한 커뮤니케이션 시스템

이 경우는 상당한 문제를 일으킬 수 있습니다. 직원들이 어떤 목표를 가져야 하는지 명확히 알 수 없기 때문입니다. 직원들은 기업의 비전이나 방향이 어떻게 나가야 할지에 대해 전혀 모릅니다. 회사의 어느 누구도 그들에게 애써 비전을 말해주지 않기 때문입니다.

커뮤니케이션을 원활하게 하는 전략만 취한다면, 직원들은 비즈니스 목표를 훨씬 더 쉽게 이룰 수 있습니다. 이러한 커뮤니케이션 전략에 힘입어 직원들은 가장 효과적이고 효율적인 방법으로 자신의 업무를 수행할 수 있습니다.

 

나. 명확하지 않은 정책 및 절차

명확하지 않은 정책과 절차는 업무에 잦은 실수를 불러일으킵니다. 게다가 잠재적으로 회사에 해가 되는 일이 벌어질 수 있습니다.

명확하게 정의된 정책 및 절차에 따라 업무를 하는 직원들은 리더에게 사소한 것은 질문하지 않으면서도, 매일 진행하는 업무 활동을 스스로 관리할 수 있습니다. 이들은 리더가 열망하는 목표를 좀더 쉽게 이룰 수 있습니다.

 

다. 형편없는 보상제도

보상제도를 명확하게 정의하지 않으면 직원들 사이에서 불평과 갈등이 생깁니다.

돈도 중요하지만, 직원의 가치를 인정해주는 것이 우선입니다.

보상에 대한 고민을 많이 합니다. 그러나 사회복지관의 예산 상황이나 보조금을 받는 수탁기관으로서 보상제도를 마련하는데 한계가 있습니다. 그리고 가끔 직원들에게 보상을 한 후에 생색을 내는 리더들을 본적이 있었습니다. 그러면 그 보상의 의미가 퇴색됩니다. 그런 모습을 보면서, 아쉬웠습니다. 보상을 하는 이유가 동기부여가 되어야 되는데, 오히려 직원들의 마음을 떠나게 만듭니다.

 

라. 직원 배제 시스템

직원이 회사 시스템 전반에 제대로 참여하지 못할 경우, 그들은 자신이 회사에서 인정받지 못한다고 생각합니다. 그래서 일에 대한 열의와 생산성이 떨어질 수 있습니다. 직원들은 업무를 통해 성장, 발전하기를 원합니다. 또한 대부분의 시간을 일터에서 보내야 하는 그들은 자신에게 주어진 업무가 흥미롭고 도전적이기를 원합니다. 직원들을 파트너로, 또한 팀에 지적인 기여를 하는 팀원으로 대우합니다.

 

4. 퇴사 인터뷰에서 정보를 수집하라

 

퇴사 인터뷰를 통해 현재 기업에서 일어나고 있는 문제들을 파악할 수 있습니다. 또한 직원들의 퇴사 이유와 그들의 미래 계획을 알 수 있습니다.

퇴사 인터뷰는 공식적인 인터뷰나 설문지 작성을 통해 이루어집니다. 이는 기업 정책을 개선함으로써 팀에 도움이 될 만한 정보를 수집하는 데 목적이 있습니다.

퇴사하는 직원에게 정직하고 상세한 평가를 하는 게 회사의 회사에 남아 있는 직원들에게 매우 값진 도움이 됩니다.

 

5. 업무 환경이 관건이다

 

업무환경을 파악하기 위해 아래의 질문을 해봅니다.

 

- 조직의 분위기는 어떤가?

- 직원들은 업무를 수행하는 데 강한 동기를 부여받고 있는가? 직원들의 사기는 충만해 있는가?

- 직원들은 새로운 문제를 해결하는 데 열의를 가지고 있는가?

- 문제와 직접 관련이 없는 직원들까지도 문제 해결에 지원을 아끼지 않는가?

- 팀이 다른 구성원들과 함께 일하기를 학수고대하는가?

- 직원들이 거리낌없이 질문을 하는가?

- 직원들이 사소한 실수를 자주 범하는가?

- 직원들은 원만한 가정생활을 유지하면서 직장생활에도 전념하는가?

- 직원들의 사기와 팀의 분위기를 어떻게 설명할 수 있나?

 

위의 질문에 답하는 것으로 기업의 업무 환경을 이해하기 시작합니다.

 

모든 직원을 존중하고 인정하는 분위기, 적극적인 지원과 격려를 아끼지 않는 분위기로 이끌어간다면 좋은 직장 환경을 만들 수 있습니다.

직원들에게 가정생활과 직장생활을 균형 있게 하라고 격려하는 기업은 도움이 필요할 때는 서로 협력해야 한다는 사실을 모든 직원들이 이해하는 환경을 만듭니다.

 

직원들은 기업이 자신에게 기대하는 것이 무엇인지 명확히 알고 싶어 합니다. 자신에게 기업이 무엇을 기대하고 있는 정확하게 안다면, 직원들은 직장을 편안한 곳으로 여길 것이며 회사를 신뢰할 것입니다.

 

가. 공정하고 한결같이 대한다.

리더는 직원 개개인을 공정하고 동등하게 대우해야 합니다.

 

나. 도전정신을 불러일으킨다.

직원에게 변화가 거의 없는 업무를 계속해서 시키지 않아야 합니다.

 

다. 직원들에게 관심을 기울인다.

기업의 모든 직원들에게 관심을 기울여야 합니다.

리더가 갖추어야 할 최고의 자질은 직원들의 말을 귀담아듣는 것입니다. 직원들은 리더가 책임지고 있는 팀이 겪고 있는 문제를 해결할 수 있는 답을 가지고 있습니다. 따라서 리더는 문제 상황을 정확하게 파악하고 있는 직원들의 말을 반드시 귀담아 들어야 합니다.

 

라. 성공이나 실패에 대해 수시로 커뮤니케이션한다.

직원의 성공과 실패에 대해 솔직하고 진지하게 커뮤니케이션해야 합니다. 언제나 지원을 아끼지 않는 태도로 커뮤니케이션한다면, 직원들은 자신의 능력을 리더가 인정해주었다는 점에 기뻐하면 더욱 강한 동기를 부여받을 것입니다.

 

마. 창의적인 발상을 한다.

실수한 직원들에게 격려를 아끼지 않는 회사는 직원들이 새로운 아이디어를 실현하도록 격려하는 곳입니다. 회사는 직원들이 즐겁게 상상의 날개를 펼 수 있도록 해야 합니다.

 

직원들과 리더에게 도움이 되는 아이디어는 아래와 같습니다.

- 사내에 동회회를 만든다.

- 전 직원이 1년에 하루만이라도 지역 자선행사에 봉사한다.

- 매월 맛있는 음식을 가져오는 날을 만든다.

- 깜짝 행사로 전 직원들에게 자신이 제일 잘하는 음식을 대접한다.

- 직원들의 노고를 치하하기 위해서 각 부서마다 재미있는 금요일 프로그램을 만든다.

- 한 달에 하루 정도는 떠들썩하게 지낸다. 매월 한 차례씩 모자에 직원들의 이름을 적어넣은 다음, 한 사람의 이름을 뽑아 그에게 하루의 휴가를 준다. 다음날까지 그 직원은 휴가 갈 날을 정해야 하는데, 그날이 바로 그 달의 '떠들썩한 하루'이다.

- 멋지게 분장하거나 예복을 차려 입는 날을 정한다.

- 부서끼리 건전하게 경쟁하는 분위기를 조성한다.

- 카페나 식당에서 점심을 먹으면서 오래된 만화영화나 시트콤을 보여주고, 직원들에게 어린 시절의 향수를 불러일으킨다.

- 사무실에 긴장감이 감돌고 있다고 느낄 때, 직원들에게 재미있는 수수께끼를 내본다.

- 직원들이 스트레스를 발산할 수 있도록 축구공이나 농구공 같은 물건들을 사무실에 준비한다.

- 1년에 며칠은 직원들이 자녀들을 직장에 데리고 오도록 한다.

- 점심시간에 농구, 소프트볼, 테니스, 볼링 등을 즐기도록 한다.

 

6. 무엇보다 즐거운 환경을 만들어라

 

가. 단합대회로 친밀감을 높인다.

나. 축하 이벤트를 마련한다.

다. 흥미로운 환경을 만든다.

라. 운동을 할 수 있는 환경을 만든다.

 

7. 기업 문화를 만들어라

 

기업 문화는 직원이 회사에서 찾으려 하는 지원의 수준을 가늠하는데 도움이 됩니다. 직원들이 기업 문화를 일상적으로 접하게 하는 것만큼 기업의 성공에 영향을 주는 요인은 없습니다.

 

8. 직원 포상제도의 효과를 활용하라

 

많은 연구결과에 나와있듯이, 사람들은 무엇보다도 자신이 한 일을 인정받는 데 가장 커다란 가치를 두며, 그 다음으로는 자신의 성과가 조직 전체의 발전에 기여했다는 점에 자부심을 갖습니다.

직원들은 돈에만 관심을 두지 않습니다. 직원들이 가장 중요하게 여기는 관심 10가지를 꼽는다면, 돈은 중간 정도의 위치를 차지할 뿐입니다.

직원들에게 동기를 부여하는 다음과 같은 3가지 중요한 문제를 살펴봅니다.

- 업무를 완료한 직원에게 진심으로 감사하는 마음.

- 직원들이 '업무에서 중심적인 역할을 했다'는 느낌.

- 개인적인 문제들에 대한 기업의 아낌없는 지원.

3가지 사항을 자세히 살펴보면, 굳이 예산을 정하지 않더라도 리더 혼자의 노력만으로도 직원들이 원하는 바를 확실히 충족시킬 수 있다는 사실을 알 수 있습니다.

사실 직원들에게 가장 중요한 문제는 기업에서 손쉽게 제공할 수 있는 것들에 있습니다. 하지만 이러한 것들은 진실해야 하고 한결같이 제공되어야 한다는 점을 명심해야 합니다.

 

직원을 인정하고 포상하는 전략을 세우려면 그들을 한 인간으로서 그리고 회사의 파트너로서 지속적으로 존중해주어야 합니다.

'인정(포상) 전략'은 실질적이어야 하고, 일상적인 기업 문화에 깃들어 있어야 합니다. 포상 제도가 기업 문화와 기업 정신을 반영한 것이라면, 그자체로도 기업에 상당한 영향을 미칠 것입니다.

 

- 다른 직원에게 늘 관심을 가지며 눈에 띄지 않게 뒤에서 도움을 주고 있는 직원들을 인정하는 제도를 만듭니다. 위기에 처한 직원을 항상 곁에서 도와주는 직원들에게 포상할 수 있는 제도를 마련합니다.

- 목표를 함께 달성하는 팀을 인정하는 프로그램을 만듭니다. 측정 가능하고 비즈니스 목표와 관련된 지침을 마련합니다.

- 과거 대부분이 기업이 시행했던 '이 달의 최고 직원 선정 프로그램'을 새롭게 만들고 지속적으로 시행합니다. 중요한 것은 그것을 지속시키고 의미 있게 발전시키는 것입니다.

- '굉장한 업무 능력을 발휘했기에 이 상을 준다'는 의미로 직원들에게 특별한 상을 주어 모든 직원을 놀라게 합니다. 멋지고 특별한 상을 받을 생각에 직원들은 곧바로 리더가 좋게 평가하는 업무를 시작합니다. 기업의 문화를 발전시키는 데 이보다 좋은 방법은 없습니다.

- 성과만을 평가해서는 안 됩니다. 업무와 관련해서 괄목한 만한 발전을 이룬 직원을 포상하는 정책을 세웁니다. 직원들은 더 이상 인사 관련 서류에 겁을 먹지 않게 될 것입니다. 이제 그들은 자신의 인사 관련 서류에 '긍정적으로 발전했다'는 내용이 포함되기만을 원할 것입니다.

- 5년 근속, 10년 근속, 15년 근속한 직원에게는 감사패를 수여하는 행사를 반드시 마련합니다. 중요한 점은 이러한 절차를 회사의 상황이 좋지 않을 때도 계속 시행해야 한다는 것입니다. 오히려 힘든 시기일수록 이 같은 행사를 자주 해야 합니다. 직원들은 기업이 어려울 때일수록 안정감을 얻고 싶어 하기 때문입니다.

- 별것 아니라고 생각하지 모르지만 ,고맙다는 마음이 담긴 편지 한장은 오랫동안 긍정적인 영향을 미친다. 목표한 바를 성공적으로 수행한 직원에게는 고맙다는 내용이 담긴 편지를 건넵니다. 물론 사적으로 해야 하고, 지속적으로 하는 것이 좋습니다.