웍스모바일 실천사례

저는 잘하지는 못해도 도구를 활용하는 것을 좋아합니다. 관심을 갖습니다. 홍보를 담당하던 2004년에는 당시 유행했던 HTML 기반의 홈페이지 에디터라던가, 이미지나 영상작업을 위한 Adobe 시리즈들을 무작정 해보기도 했습니다. 이런 경험을 통해서, 어떤 도구를 활용하느냐에 따라 업무 효율이 높아질 수 있다는 것을 경험했습니다.

2016년 7월, 신철민 국장님께서 메신저로 강의를 부탁하셨습니다. 스마트 워크 강의에서 Works Mobile 사례를 발표해달라고 하시더군요. 사실 망설였습니다. 2015년 10월부터 시작하기는 했지만, 우리 복지관에서 하고 있는 것이 스마트 워크인지, 그리고 우리가 잘 사용하고 있다고 생각하지 않기에, 감히 실천사례를 많은 분들 앞에서 발표하는 것이 옳은 지 판단이 되지 않았습니다.

그러나 한 번 해보고 싶단 생각도 있고, 잘 하지는 못해도 나눌 수 있는 것이 있지 않을까하는 생각이 들었습니다. 그래서 부족하지만, 이야기를 해보려고 합니다.

다이어리? 직장인의 상징같은 거였습니다. 1999년 10월. 입사 첫 날, 총무 부장님께서 다이어리를 주셨을 때의 기분을 아직도 기억합니다. 소속감이 느껴졌습니다.
그리고 십수년간 매년 다이어리를 사용했습니다.

그러나 어느 시점엔가 스마트폰이 나오면서, 다이어리를 사용하는 횟수가 줄어들었습니다. 지금도 여전히 다이어리를 사용하기는 하지만, 주로 스마트폰을 더 많이 활용하게 됩니다.

스마트워크는 저에게 익숙한 단어가 아닙니다. 그것을 위해서 웍스모바일을 사용한 것이 아니었기에, 우선 스마트워크에 대한 이해가 필요하다고 생각했습니다. 그래서 인터넷 검색을 통해서 두 권의 책을 선택했습니다.

- 성공한 기업만 아는 스마트워크의 힘
- 일과 삶의 균형과 조화를 위한 스마트워크 앤 스마트라이프

'성공한 기업'과, '스마트라이프'가 눈에 띄었습니다.

책에서는 스마트워크를 '정보통신 기술을 활요하여, 언제, 어디서나 시간과 장소의 제약을 뛰어넘어 일할 수 있는 업무방식'이라고 설명하고 있습니다.

뭔가 거창했습니다.

- 정보통신기술 : 스마트폰, 테블릿PC, 노트북.. 그리고 인터넷 환경
- 언제 : 외근할 때, 출장 갔을 때, 퇴근하고 나서...
- 어디서 : 근무지가 아닌 다른 곳, 집...

책에서는 스마트워크를 위한 물리적 환경에 대한 것도 소개되었는데, 과연 복지관에서 가능할까 싶었습니다.

그리고 이런 질문이 생각나는 군요?

- 우리는 언제, 어디서든 업무를 하고 싶을까? 집에가서도..
- 과연 우리는 언제, 어디서를 어떻게 이해하고, 적용해야 할까?

저는 언제, 어디서든 보다는 기관 내에서라도 잘 활용할 수 있는 것에 우선 초점을 두었습니다.

어쨌든, 제가 왜 스마트워크에 관심을 가지게 되었을까? 생각해보았습니다. 그리고 사람들은 왜 관심을 가지고 있는 걸까?도 궁금합니다.

- 우선, 저는 일을 효율적으로 하고 싶었습니다. 앞에서 이야기했던 것처럼 홍보 담당자였을 때에도 요구되어지는 홍보들을 잘 해내기 위해서 도구를 먼저 생각했던 것처럼, 내 나름대로의 일처리를 잘하기 위한 도구를 선택했습니다.

- 가끔 리더의 출장, 부재로 인한 결재가 늦어지는 경우에 사업 진행이 늦어지고 그 피해가 당사자에게 가고, 책임이 사회복지사들에게 주어지는 상황을 보게 되면서, 언제, 어디서든 결재가 이루어지는 방법은 없을까에 대해 고민했었습니다.(물론 웍스 모바일은 그 기능은 없지만)

- 기억이란 것은 한계가 있기 때문에, 메모나 기록이 중요하다는 사실을 많이 듣게 됩니다. 입사 전부터 지금까지의 다이어리를 다 가지고 있긴 하지만, 필요한 정보를 찾기도 힘들고, 또 다이어리의 분실 위험이 있기 때문에, 뭔가 안전하고 효율적인 저장 장치가 있으면 좋겠단 생각이 들었습니다.

- 직급이 올라가면서, 제 일정만이 아닌, 관장님의 일정도 알아야 되고, 팀원들의 일정도 알아야 되는 등, 일정관리의 양이 많아져서, 다이어리 만으로는 어려움이 있었습니다. 특히, 지금 외부 회의 나가서, 다음 스케쥴을 잡을 때, 스마트 폰만 보면, 기관의 모든 일정을 알 수 있으니, 약속을 잡기가 보다 수월해졌습니다. 또한 제 일정에 대해서 다른 직원들도 알고 있으니 직원들도 저의 움직임에 대해서 예측 가능해졌습니다.

이런 부분들은 시간을 절약하게 하기도 합니다.

- 또한 굳이 출력할 필요가 없는 문서는 웹 상 공유를 통해서 확인할 수 있으니 자원이 절감될 수 있습니다.

 

- 그리고 다이어리는 놓고 다닐 때가 많습니다. 어떤 경우에는 다이어리는 가지고 갔는데, 필기구가 없을 때가 있습니다. 그러나 스마트폰은 언제나 가지고 다닙니다.

- 스마트한 기구들은 수첩보다 많은 양의 정보를 저장할 수 있습니다.

- 또 앞에서 이야기한 내용과 동일한데, 외부에서 기관의 일정을 확인하고 스케쥴을 잡아야하는 상황이 점점 많아지고 있습니다.

- 사회복지관 평가를 3년마다 경험하면서 바보 같은 짓을 할 때가 많습니다. 이전 자료들을 오랜 시간 동안 살펴보고, 다시 복사하고, 다시 철하고.. 정보관리의 중요성을 그 때마다 인식하면서 반복합니다. 어떤 도구를 활용하느냐에 따라서 그런 일들을 줄일 수 있습니다.

- 제가 스마트워크라는 것에 가장 많은 중요하게 생각하는 부분은 공유와 협업입니다. 제가 알고 있는 정보와 지식을 나누는 거죠. 마찬가지로 직원들도 동일하게 한다면, 그것이 기관의 큰 자산이 되고, 직원들의 역량을 한층 더 높여줄 수 있을 거라 믿습니다.

전 직장에서는 나름 많은 도구를 사용해봤습니다.

- 입사 했을 때부터, MS-office Outlook을 활용하여 이메일, 일정관리 등을 했습니다. 그러나 모든 사람들이 다 동일한 수준으로 사용하지는 않았습니다.

- 인터넷 전화를 설치하면서, 쿨 메신저라는 기업용 메신저를 제공받아 사용한 적도 있습니다. 카카오톡 같은 것으로, 기관 내 직원들 간 메시지를 보낼 수 있고, 전화로 연결되어 동시 전화 기능도 있었습니다.

- 서울시복지재단으로부터 전자결제시스템을 지원받아서 사용한 적도 있었습니다. 사실 지원받고 2~3년간 간단한 문서 결제에만 적용하다가, 관장님이 바뀐 후 관장님의 지시에 따라 전격적으로 활용을 해봤는데, 처음엔 불편함도 있었지만, 익숙해지니 장점이 많은 도구였습니다.

- 진우정보시스템이나 사회복지시설정보시스템은 다 아실테고..

- 지금 기관에서는 카카오톡을 잘 활용합니다. 주로 보고용이거나 간단한 업무 협조 등을 요청할 때 사용합니다. 저는 주로 정보 제공 목적으로 사용합니다.

 

이래저래 여러 도구들을 사용하고 있고, 사용해봤는데,

이런 경험들을 통해서 보면, 사용하려는 목적이 중요한 것 같습니다.

어떤 기대치를 가지고 있는가?

제가 일하고 있는 곳에서 사용하고 있는 웍스모바일 실천사례에 소개하겠습니다.

웍스 모바일의 메뉴를 보면, 메일, 캘린더, 주소록, 드라이브, 오피스, 홈, 관리로 나뉘어집니다.

 

[메일]

웍스 모바일은 계정을 만들어서 사용하게 되어있는데,
기관의 메일 계정을 가질 수 있는 것이, 나름 장점이 되는 것 같습니다.

제가 일하고 있는 복지관의 경우 ggwc.kr 이란 계정을 사용하고 있습니다.

저는 개인적으로 네이버 메일을 사용하는데, 기관 메일과 개인 메일을 분리함에 따라서, 메일 관리가 좀 더 용이해졌습니다.

메일을 작성하는 방법은 포털의 메일 사용하는 것과 다른 것이 없습니다.

웍스모바일 관리에서 개인, 그룹 설정에 따라서 메일을 발송할 수 있습니다.

또한 주소록을 활용해서도 가능합니다.

 

[캘린더]

웍스 모바일에서 가장 잘 활용할 수 있는 것이 캘린더 기능입니다.

업무일정 공유, 프로그램 실 예약 관리 등으로 활용할 수 있으며,

일간, 주간, 월간 등으로 구분해서 보실 수 있습니다.

일정을 입력하는 방법인데요. 일시 또는 기간, 참석자, 장소, 비품 등을 설정하여 저장하게 됩니다. 이 때 중요한 것이 참석자를 설정하는 것입니다.

 

웍스모바일 캘린더의 기능 중에, 직원별 일간 일정을 확인할 수 있는 기능입니다.

이런 기능을 통해서, 비어있는 시간을 활용해, 회의 나 미팅 시간을 정하기도 합니다. 포스코의 경우, 이런 기능을 잘 활용한다고 합니다.

제가 담당하고 있는 사례관리팀원들의 업무 스케쥴을 이렇게 확인할 수 있습니다.

[주소록]

개인적으로는 활용하고 있지만, 기관에서는 잘 활용하지 않습니다.

그러나 업무 상 만나는 분들에 대한 기록을 입력한다면, 업무 인수인계에 중요한 자료가 될 거라 생각됩니다.

[드라이브]

최근에 많이 사용하고 있는 드라이브 기능입니다.

사실 기관에 서버를 통해서 데이터 관리 등이 이루어지고 있기 때문에, 잘 사용하지는 않았습니다.

그러나 주간업무계획이나 회의자료 같은 경우에, 휴가나 출장 등 부재 중에서도 기록할 수 있는 장점이 있기 때문에 최근에 사용 정도를 높여가고 있습니다.

저희 기관은 재단에 주간 업무를 보고하기 때문에, 드라이브에 입력 파일을 만들어서 직원들이 언제, 어디서나 입력할 수 있도록 유도하고 있습니다.

(개인적으로 아쉬운 것은, 드라이브상에서의 수정작업이 별도 형식으로 저장되어 있을 때만 가능합니다. 그리고 동시에 실시간 기록은 불가능합니다.)

사례관리팀의 경우에는, 스터디 후 소감을 드라이브에 올려서 공유를 하고 있습니다.

 

[오피스]

오피스에 있는 문서 활용을 잘 하고 있지는 않습니다.

그러나 설문, 투표, 신청 등의 폼을 작성한다거나, 향후 슬라이드를 통한 회의자료 작성 등을 활용할 계획을 가지고 있습니다. (단, 기능이 좀 더 보완되어야 할 것 같습니다.)

[홈]

홈은 크게 메뉴, 노출 게시판, 위젯으로 구성됩니다.

노출 게시판의 경우에는 여러 메뉴 중에 선택하여서 여러 형태로 게시가 가능하며,

위젯도 개인에게 필요한 기능으로 설정이 가능합니다.

메뉴는 크게 공지사항, 정보게시판, 자료실로 구분됩니다.

공지사항의 경우에는 기관의 주요 결정사항이나 직원들이 다 알아야 하는 내용- 당직 일정, 행사 등에 대한 내용을 게시합니다.

그리고 저 같은 경우에는 사례관리 이야기라는 게시판을 통해서 사례관리팀 수퍼비전 내용을 게시하고 있습니다.

정보게시판의 경우에는 공모사업, 교육 등에 대한 정보를 게시하고 있으며,

자료실에는 직원 교육 자료나 외부 교육 시 자료 등을 게시해서 공유하고 있습니다.

[관리]

웍스 모바일 관리를 통해서 구성원 추가를 할 수 있습니다.

직책이나 직급을 기관의 사정에 맞게 수정할 수 있으며,

부관리자를 설정하여, 웍스모바일 관리에 대한 책임을 분산시킬 수 있는데,

저희 기관의 경우에는 팀장들을 부관리자로 설정하여, 게시판 설정, 캘린더 설정 등을 할 수 있게 했습니다.

회사 정보관리에서 기관에 대한 정보를 입력하고,

회사 로고를 입력할 수 있습니다. 또 홈의 색을 설정할 수 있습니다.

홈 화면 관리를 통해, 노출 게시판의 형태를 설정할 수 있습니다.

게시판 관리를 통해, 생성, 삭제 등을 할 수 있으며, 게시판 마다 권한을 부여할 수 있습니다.

홈 상단에 메뉴 관리로, 기관 홈페이지, SNS 주소 등을 링크할 수 있습니다.

그리고 메일에 대한 설정, 드라이브 설정, 캘린더 기능 설정 등을 할 수 있으며,

공유 설비 관리에서 프로그램 실이나 비품 등의 공유 설비를 등록 관리할 수 있습니다.

그리고 보안에서 비밀번호 관리나 모바일 관리 등을 할 수 있습니다.

 

그리고 웍스 모바일은 스마트폰 앱을 통해서 업무용 PC와 동일하게 업무 처리를 할 수 있습니다. 앱은 메일, 캘린더, 주소록, 드라이브, 오피스 등으로 되어 있습니다.

[웍스메일]

[웍스캘린더]

[웍스드라이브]

[웍스오피스]

 

<소감>

서두에서 말씀 드렸던 것처럼,

어떤 목적으로 도구를 활용하는가가 중요한 것 같습니다.

저희 기관의 경우에는 일정관리에 대한 부분이 많았습니다.

스마트워크라는 개념 속에서 생각해보면, 언제, 어디서나 일정 관리가 가능해졌다고 말할 수 있습니다.

또한, 업무용 메일 생성이라던가, 미약하지만 협업을 통한 수퍼비전이나 회의자료 공유, 그리고 교육 자료 등을 공유하고 있습니다.

 

웍스 모바일.. 구글을 사용해 본 적이 없기 때문에, 장 단점을 비교해서 설명하기는 어렵지만, 웍스 모바일에 대해서 어떤 기대를 하느냐에 따라 활용에 따른 만족도가 다를 거라 생각됩니다.

그리고 현재 복지관에서 카카오톡을 사용하고 있는데,

저도 처음엔 고민이 많았습니다.

카카오톡은 실시간 소통이나 정보 제공에는 용이한데, 기록 축적에는 어려움이 있습니다. 또한 잦은 카톡은 피로감을 줍니다.

그런데 편리합니다.

데이터 서버는 쉽게 자료를 저장할 수 있습니다. 그러나 외부에서 접근이 어렵습니다. 또한 향후 서버 유지비용이 발생합니다.

 

제가 읽었던 책에는 스마트한 환경에 대한 이야기도 있었습니다.

스마트워크를 도입한 기업들은 그 기업에 맞는 소프트웨어와 하드웨어를 갖추고 시작합니다.

그러나 사회복지시설들은 그렇게 하기 쉽지 않습니다.

그래서 네이버나 구글 같은 기업은 고마운 점이 있습니다.

스마트한 도구가 있으면 좋을 것 같기는 합니다.

그러나 그냥 컴퓨터와 스마트폰만 있어도, 현재 기대하고 있는 것들은 얼마든지 구현할 수 있을거라 생각됩니다.

 

그리고 제가 읽었던 글이 인상적이었는데..

스마트워크가 스마트한 마인드를 주지는 않는다고 합니다.

즉, 사용하려는 사용자들의 마음가짐이 중요한 것 같습니다.