사회복지관 개관 준비

2015년 저희 복지관 개관 준비했던 경험을 정리해보았습니다.

'운영관련, 직원관리, 회계/서무, 시설, 사업'으로 분류해서 소개합니다.

(이 자료는 광교종합사회복지관의 자료입니다. 모든 기관의 개관 준비에 동일하게 적용된다고는 볼 수 없습니다. 가능한 일반화 된 부분만을 기록했지만, 기관이나 재단, 지자체에 따라 달라질 수 있습니다.)

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1. 운영관련

대개 개관준비하는 복지관들을 보면, 2~3개월의 개관 준비 기간을 갖는 것 같습니다.  저희의 경우엔 3월 개관 예정이었으나, 시와 일정 조정하면서 5월에 개관을 했으니 4개월 정도 준비했습니다.

 

가. 사회복지시설설치신고

(사회복지관 담당 공무원이 먼저 이야기하겠지만) 사회복지시설설치신고를 해야 하니다. 이것이 되어야 사회복지시설정보시스템도 신청할 수 있고, 복지관의 행정업무를 시작할 수 있습니다.

필요서류는 사회복지시설 설치 신고서의 뒷면에 나와있는데,

건축허가증, 건물대장, 법인정관, 재산목록, 사업계획서, 예산서, 시설평면도, 건물배치도 입니다.

발급 기간은 저희 같은 경우엔, 2~3일만에 발급되었습니다.

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 50p.>

 

나. 고유번호증 발급

고유번호증을 발급받기 위해서는 수탁계약서, 법인 직인, 관장 신분증이 있어야 하며, 지역 세무소에 신청합니다.

관련 서류가 앞에서 나열한 것과 같지만, 신청하기 전에 세무서에 전화해서 필요 서류를 재확인할 필요가 있습니다.

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 50p.>

 

다. 운영규정 작성

사회복지관은 사회복지사업법시행규칙 제22조, 보건복지부 사회복지관 운영 안내, 사회복지관 평가지표 등에서 나와있듯이, 복무규정 또는 운영규정이 있어야 합니다.

재단의 정관이나 사회복지관 운영관련 업무처리 안내, 근로기준법 등을 검토후 규정을 만들고, 이사회 승인 후 지자체에 보고합니다. (지자체에 따라 사전 보고를 원하는 경우도 있습니다.)

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 26p.>

 

<2015년 사회복지관 평가 지표>

 

라. 재정(계약)이행 보증 보험 가입

위수탁시에 체결한 조건에 따라 재정(계약)이행 보증 보험을 가입하고, 그 증서를 지자체에 제출합니다.

저희 같은 경우에 서울보증보험에서 진행했는데, 담당자마다 필요한 서류가 달랐습니다. (사회복지관에 대한 이해 부족)

저희가 연락했던 담당자는 재단이 직접 서류를 가지고 와서 신청하라고 했는데, 개관한 복지관마다 조금씩 방법이 다르더군요. 이 부분을 잘 확인해야 합니다.

※ 최근에는 이행보증 가입을 하지 않는 추세입니다.

 

마. 한국사회복지관협회를 비롯한 관련 협회 가입

개관 전이긴 하지만, 사회복지관과 관련한 행사 참여나 다양한 정보를 받기 위해선 협회에 가입해야 합니다. 저희 기관의 경우엔 한국사회복지관협회, 경기도사회복지관협회, 수원시사회복지협의회 등에 가입했습니다.

각 협회에 문의하면, 가입 절차, 가입비, 분기 회비 등에 대해 안내해줍니다.

지역 협회에도 가입비를 내야 하고, 중앙에도 가입비를 내야 합니다.

 

바. 1차 추가경정예산 수립

대부분 수탁 시에 작성된 사업계획과 그에 따른 예산을 조정할 필요가 생깁니다.

추가경정예산 시기를 조정해서 진행합니다. (반드시 해야 하는 것은 아닙니다.)

 

사. 기관 미션과 비전 수립, 그리고 그에 따른 사업 전략 수립

지역을 기반으로 하는 사회복지관에게 가장 중요한 것은, 지역에 대해서 잘 알아야 하는 것입니다. 즉, 주민의 욕구를 잘 확인해야 합니다. (기관에 예산이 있다면 외부 기관에 의뢰해서 실시하는 것도 좋습니다.)

위의 표에서는 나오지 않았지만, 개관 전에 욕구조사를 수립하고 기관의 운영 방향, 사업을 계획하면 좋습니다. (저희 기관은 개관 이후에 실시했습니다.)

그리고 기관의 미션과 비전을 전사적으로 정하고, 그에 따른 전략을 수립하는 과정을 장시간 직원들과 진행합니다.

개관 전에 기관의 방향에 대해 전사적으로 가장 많은 시간과 에너지를 투자해야 됩니다.

 

아. 시설운영위원회 설치

사회복지사업법에서 정한 대로 시설운영위원회를 설치 해야합니다.

관장님이 위원을 추천하고, 지자체 장의 승인을 받습니다.

그리고 운영위원회 회칙을 만들어서 운영위원회에서 승인을 받습니다.

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 56p.-59p.>

 

자. 개관식 준비

개관식 날짜는 지자체 장의 일정, 재단의 일정 등을 고려하여 계획합니다.

또한 개관식은 지자체의 행사로 진행하는 경우가 많습니다.

담당 공무원과 초청 대상, 준비 과정(초청장 제작, 행사 주관, 사회자 섭외 등)을 협의를 하는 과정이 필요합니다. (*지자체 마다 특성이 다 다른 것 같습니다. 저희의 경우엔 지자체에서 행사 전반에 대한 관여를 했고, 진행은 행사진행 전문 업체에서, 준비는 복지관에서 했습니다.)

1) 개관식 계획서 작성

광교종합복지관 등 개관식 개최계획서.hwp

다운로드

2)  초청장 제작

초청장 제작시 문구는 인터넷을 찾아보면, 예시들이 많이 나와 있습니다.

기관의 설립목적, 재단의 수탁 취지, 복지관의 운영 방향 등을 고려하여 문구를 작성합니다.

그리고 초청장에서 초청하는 주체를 누구를 할 것인가가 지자체, 재단에서 민감한 부분일 수 있습니다.

어떤 기관은 기관장의 이름만 넣는 경우가 있고,

지자체 행사로 진행할 경우에는 지자체장, 그리고 함께 위탁 재단의 이사장 명을 넣기도 합니다.

또 봉투의 경우에도 기관이나 재단명을 넣어야 할지, 아니면 지자체장 명으로 해야할 지 등 의견이 대립하는 경우가 있습니다.

또한 내용에서 화환을 받을 것인지, 받지 않을 것인지에 대해서도 조율이 필요한 경우도 있습니다. 요즘은 꽃 화환 대신에 쌀을 받거나, 아니면 받지 않는 경우도 있습니다.

3) 당일 행사 다과 또는 기념품

선거관리위원회에 질의를 한 후 답변을 받아야 합니다.

저희의 경우엔 선관위로부터 1천원 이상의 다과나 기념품은 일체 되지 않는다는 답변을 받아서, 다과와 기념품을 준비하지 못했습니다.

4) 행사 현수막, 기념 순서지 제작

대개 초청장, 현수막, 기념 순서지가 비슷한 컨셉, 디자인으로 나오게 됩니다.

5) 행사 준비

저희 같은 경우엔 청소업체를 불러 외벽 청소를 했고, 직원들이 내부 대청소를 실시했습니다.

손님이 오는 행사인만큼 기관 내외부로 정리가 필요합니다.

 

2. 직원관리

가. 직원채용

개관 전부터 사업을 시작하고, 개관을 준비해야 하기 때문에 직원을 채용해야 합니다. 이 부분은 지자체가 사회복지시설에 예산을 지원하는 방법에 따라서 차이가 존재하는데, 저희의 경우엔 개관 준비를 위해서 7명, 그리고 상반기 중 15명까지 채용하고, 하반기에 5명을 채용하도록 되어 있었습니다.

경험해보면, TO가 정해져 있다면, 전 직원을 한번에 뽑아서 시작하는 것이 좋다고 생각합니다. (개관 전에 전사적으로 해야 할 것들이 많이 있습니다.)

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 26p.>

나. 임면보고

최근 사회복지사업법 개정에서 임면보고 부분이 강화가 되었습니다.

- 사회복지법인 및 시설에서 사회복지사 임면시 시도 또는 시군구에 보고하여야 함 시행규칙 제5조제1항 ① 사회복지법인 및 사회복지시설을 설치ㆍ운영하는 자는 법 제13조제1항에 따라 매월 말일까지 서면 또는 법 제6조의2제2항에 따른 정보시스템을 통하여 별지 제4호의2서식에 따른 사회복지사의 임면에 관한 사항을 특별시장ㆍ광역시장ㆍ도지사ㆍ특별자치도지사(이하 “시ㆍ도지사”라 한다) 또는 시장ㆍ군수ㆍ구청장에게 보고하여야 한다

1) 범죄경력조회는 필수(지방 경찰청에 문의)이며, 지자체에 따라서 기본 증명서를 요청하는 경우도 있습니다. 범죄 경력 조회는 임용 전에 관할 경찰서를 통해 공문으로 요청하여 실시해야 합니다.

2) 채용 전에 임면보고를 해야하는 경우가 있습니다. 이 부분은 지자체의 상황을 잘 확인하고 행해야 합니다.

3) 시설경력조회 : 사회복지시설정보시스템에 의한 경력조회서만 인정하는 지자체도 있습니다. 이 부분을 지자체의 상황을 잘 확인해야 합니다.

4) 호봉확정 : 지자체마다 인건비 지급기준이 다른 경우가 있습니다. 이를 잘 확인해서 호봉을 확정합니다. (반드시 보건복지부 사회복지관 운영관련 업무처리안내를 확인해야 하고, 궁금한 부분은 보건복지부나 지자체 담당 공무원에게 질의합니다.)

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 70p.-73p.>

다. 취업규칙 수립

근로기준법 제93조에 따른 취업규칙 작성 후 고용노동부 장관에게 제출합니다.

 

참고 :

2016 NPO운영길라잡이_인사노무_서울시NPO지원센터.pdf

다운로드

 

라. 직원 상해보험 가입

한국사회복지공제회에 직원 상해보험을 가입합니다. 지자체마다 예산을 지원해주거나 그렇지 않기도 합니다.

 

마. 고충처리위원회 구성

근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제26조에 따른 고충처리위원회를 구성합니다.

<근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제5장 고충처리>

 

 

바. 수퍼비전 체계 확립

사회복지 조직문화에 있어서, 가장 중요한 것 중 하나는 '수퍼비전'인 것 같습니다.

수퍼비전의 방향, 절차 등에 대해서 전사적인 소통과 합의를 통해서, 직원들의 성장과 기관이 지향하는 방향에 맞춰 윤리적인 실천이 가능하도록 하는 수퍼비전 체계를 초기에 구성하는 것이 필요합니다.

광교종합사회복지관 수퍼비전 규칙 : http://www.gwanggyowc.or.kr/reference/?uid=41&mod=document

 

사. 직원교육 체계 확립

2016년 서울시에서 사회복지시설 시범평가 'A3. 복지실천 전문가 양성과 활용'이란 지표를 보면, 직원교육에 대한 조직 차원의 계획과 시스템, 실제 운영을 점검하는 부분이 있습니다.

<2016 서울형시범평가지표자료집 9p.>

또한 매년 실시되는 사회복지관 평가지표에도, 교육에 대한 지표가 있습니다.

한국사회복지사 윤리강령에서도 사회복지사의 전문성 향상을 위한 교육에 대한 윤리적 책임을 이야기하고 있습니다.

<한국사회복지사 윤리강령 중>

직원을 성장시키는 일에 투자를 아껴서는 안된다고 생각합니다.

특히 신규 사회복지관은 경력이 적은, 또는 신입 사회복지사들이 채용되어 일하게 되는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 직원을 훈련 시키고 성장시키는 것이 지역사회복지를 위해, 당사자를 위해 가장 필요한 일일 수 있습니다.

- 직원교육에 대한 욕구조사를 실시한다.

- 욕구조사 결과에 따라 연간 직원교육을 계획한다.

 

아. 직원평가 시스템 마련

직원의 인사관리와 관련된 시스템을 마련해야 합니다.

사회복지관 평가지표에서는,

1) 업무 평가 지침

2) 직무기술서(직무명세서)

3) 연간 1회의 정기적인 평가_다면 평가

4) 평가 결과의 인사반영

을 하도록 정하고 있습니다.

이에 맞는 평가 시스템을 마련합니다.

<2015 사회복지관 평가지표 중>

 

3. 회계/서무

가. 관인/ 인감도장

행정업무가 진행되기 위해서는 기관을 대표하는 도장을 만들어야 됩니다.

공문서에 사용할 관인(직인)과 은행 업무에 사용할 (사용)인감 도장을 만들어야 합니다. 사용인감계 양식은 인터넷에서 찾아서 기관에 맞게 작성할 수 있습니다.

그리고 지자체에 확인서를 발송합니다.

 

나. 수입원, 지출원 발령

사회복지법인 및 사회복지시설 재무회계규칙 제22조(수입과 지출의 집행기관) 1항에 의거해서 수입원과 지출원을 정하고 지자체에 보고합니다.

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 200p.>

 

나. 통장 개설과 신용카드 발급

보조금 전용(지자체 지정 은행), 전입금, 사업수입, 지정후원금, 비지정후원금, 예수금, 신용카드결재 통장 등을 개설합니다.

보조금 전용 통장과 후원금 통장은 지자체에 보고합니다.

그리고 통장 개설과 함께, 시설 카드를 만듭니다.

보건복지부는 대부분의 지출 업무를 신용카드 사용을 권고하고 있습니다.

보조금은 전용 카드가 발급됩니다. (사회복지시설정보시스템에 입력)

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 61p.>

사회복지법인 및 사회복지시설 재무회계규칙 제29조(지출의방법) 1항에 시설에 지원되는 국가 또는 지방자치단체의 보조금 지출은 보조금 결제 전용카드나 전용계좌를 이용하여야 한다.

 

다. 사회복지시설정보시스템 가입 및 활용

인사, 회계, 문서 관리 등과 사회복지업무를 처리하기 위해서 사회복지시설정보시스템을 사용해야 합니다.

<사회복지시설정보시스템 화면 http://www.w4c.go.kr/main/mainPage.do>

 

<사회복지시설정보시스템 화면 http://www.w4c.go.kr/intro/intro_systemuse1.do>

 

복지관에 맞는 전산시스템으로 진우정보나 여러 업체의 시스템을 알아보았습니다. 그러나 비용이나 향후의 방향을 볼 때 사회복지시설정보시스템이 가장 적합해보였습니다.

 

라. 신원보증보험가입

회계 업무와 관련한 수입원, 지출원과 중간관리자(부장), 관장에 대한 신원보증보험에 가입합니다. 서울보증보험이나 사회복지공제회 등의 상품을 검토후 기관의 사정에 맞는 보험에 가입합니다.

 

마. 퇴직연금가입

한 달을 근무하면서 직원 급여가 지급되고, 퇴직금을 적립하게 됩니다.

퇴직연금은 DC(확정기여형)와 DB(확정급여형)가 있습니다.

관련 법률, 은행의 설명, 직원의 동의 등의 과정을 거쳐 가입합니다.

<사회복지법인 및 사회복지시설 재무회계규칙 제16장>

 

 

바. 사회보험 가입

국민연금, 건강보험, 고용보험, 산채보험 취득 신고를 합니다.

가입시 직원들의 피부양자 등록에 대한 것도 함께 확인해서 등록합니다.

<사회보험 가입 조건>

 

 

사. 직원근태관리 시스템

1) 출퇴근 관리

복지관은 보조금을 인건비로 지급받는 기관으로서, 직원 근태관리는 매우 엄격하게 관리됩니다.

저희 기관의 경우에는, 세콤을 통해서 지문인식으로 출퇴근 관리를 합니다.

그리고 매월 출퇴근 관리에 대한 내부기안을 작성합니다.

 

2) 시간외근무 관리

지자체마다 시간외근무에 대한 지원이나 허용이 다릅니다.

이 부분을 확인하고, 시간외근무명령서, 시간외근무확인대장 등을 시간외 근무 시에 자필로 작성하게 합니다. 그리고 매일 결재를 득합니다.

 

4. 시설관리

가. 기자재 구입

시설 개관을 하게 되면,

지자체마다 처음부터 세팅이 되어 있는 곳도 있으나, 그렇지 않은 경우도 있습니다.

저희도 처음에 와서 비품(사무용 가구, 프로그램 실 가구)을 구매하는 일을 한달간 진행했습니다.

이 때는 '사회복지법인 및 사회복지시설 재무회계규칙'의 내용과 계약에 관한 법률 등을 고려하고, 수의계약이나 입찰 등의 절차를 잘 확인해서 구매해야 합니다.

그리고 구매한 물품에 대한 검수와 자산 등록 등의 절차도 매우 중요합니다.

또, 물품관리자, 물품 출납원을 지정해야 합니다.

 

<사회복지법인 및 사회복지시설 재무회계규칙 제4장>

 

나. 하자 보수

개관을 준비하면서 시설을 확인해보면, 하자가 발생할 수 있습니다.

- 기관 시설 인수인계서 시 하자 발생시 기관과 기간을 명확하게 인계받아야 합니다.

- 사회복지관 시설 담당 공무원과 수시로 소통해야 합니다.

- 건물 공사 업체 담당자와도 수시로 소통해야 합니다.

- 설비별 펀칭리스트를 작성해서 지자체 공무원을 통해, 건설 업체에 통보하여, 하자가 보수되도록 해야 합니다.

- 그 외 각 설비 업체들과도 소통하면서, 하자보수기간 중에 가능한 하자처리가 되도록 합니다.

 

다. 책임보험 가입

사회복지사업법 제34조의3(보험가입 의무)제1항과 시행령 제18조의 3(보험가입 의무)에 따라 사회복지관은 책임보험이나 책임공제에 가입하여야 합니다.

시설 안전관리와 관련해서 기본은 수시로 점검하는 것이지만, 책임보험에 가입함으로써, 혹시 모를 사고에 대비하는 것이 우선입니다.

화재나 건물 붕괴, 복지관 이용자 부상 등에 대비해서 책임보험에 가입합니다.

- 스포츠센터나 식당을 운영하고 있다면, 배상책임보험 가입시에 설계에 넣어야 합니다.

- 화재 보험 가입 시 건물붕괴나 침수에 대한 것도 추가하는 보험들이 있습니다. (비용이 올라갑니다)

- 비교견적을 통해서 같은 조건인 경우, 저렴한 보험사를 선택합니다.

<2016 사회복지관 운영관련 업무처리 안내 171p.-172p.>

 

라. 유지보수 계약

복지관을 운영하려면, 정수기나 보안시스템, 컴퓨터, 엘리베이터, 고압전기, 방화 관리 등에 대한 유지보수를 하게 되는데, 법으로 유지보수가 반드시 필요한 부분을 확인하고, 안전관리자를 선임해야 합니다.

- 고압전기, 방화관리자 등

 

5. 사업

 

복지관이 수탁을 할 때 냈던 사업계획서가 있습니다.

그러나 정작 사업을 시작하면, 많은 부분이 적용되지 않을 수도 있습니다.

 

지역사회에서 사업을 하려다보면 아래와 같이 부딪히는 부분이 발생합니다.

1) 접근성

2) 기관이 가진 경험의 부족

3) 복지관에 대한 인식 차이

4) 지역주민과 서비스 비용에 대한 인식 차이

등이 발생합니다.

 

복지관에서 사업을 하기 위해서는,

1) 미션과 비전 수립에 따른 운영/사업 전략 수립

2) 복지관 3대 기능 또는 복지관 지역 특성에 맞는 조직 구성

3) 지역사회욕구조사나 공청회 등을 통해 지역주민 욕구 수렴

4) 비슷한 지역환경의 기존 복지관의 사업 벤치마킹

등이 필요합니다.

 

복지관에서 사업을 실시하기 위해서는,

1) 효과적인 홍보시스템 마련 : 예) 홍보 TFT 구성, 찾아가는 복지관 운영, 설명회 실시, 홍보지나 소식지 발간, 홈페이지 구축 등

2) 진행 강사 풀 구성

3) 적절한 프로그램실 세팅

4) 정기적인 사업 평가 시스템 구성

5) 사업 만족도 조사 시스템 구축

등이 필요합니다.

 

2015년 복지관을 개관하면서 진행했던 내용을 간략하게 기술했습니다. 이 외에도 정말 많이 부딪히게 되고, 진행했고, 필요한 부분들이 많습니다. 그러나 기관의 특성에 따라서 일반화할 수 없는 부분들이 있기에 생략했습니다.

 

광교종합사회복지관_개관준비과정기록.xlsx

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광교종합사회복지관개관준비과정.hwp

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